Empresas extranjeras en China FIEBRE Y ASPIRINAS Parte 1

¿La gestión financiera y contable le produce fiebre en la R.P. China?
¿Su empresa es adicta a las aspirinas?
Dos casos reales que presentan un cuadro febril, donde hay que saber cómo administrar las aspirinas.
— MING DA Consulting

Tiempo de lectura estimado: 4 minutos

En el segundo caso nos encontramos con que una “auditoría interna” -sugerida por el consultor, no solo por el bajo nivel de la que llevaba a cabo una empresa local para la auditoría oficial, sino por la sospecha de que había un problema de fondo que crecía y que había que controlar- detecta que hay un problema importante en el inventario de la empresa.

Contabilidad señala a Producción -que gestiona el almacén- como responsables del problema detectado en la auditoría (fiebre) y con el Director General deciden que hay que hacer cambios para evitar que se repita (aspirina). De esta manera se decide contratar a un nuevo responsable de almacén, pero el problema no se resuelve y aparecen otros síntomas (diferencias entre las facturas emitidas y los pagos del cliente; referencias que tienen un consumo diferente del previsto; …). Estamos ante un caso que, sólo su descripción ya necesitaría de un libro, por lo que nos limitaremos a las conclusiones, porque al final es toda la empresa la que está involucrada y tiene fiebre, aunque parece un tema que afecta solo a la persona que gestiona el almacén.

En primer lugar, Contabilidad no tenía el control completo del inventario, y esto no sólo afectaba al valor de la empresa, sino por temas de legalidad porque afecta a los consumos que se declaran para calcular mensualmente los costes de producción. Se emitan facturas que no eran procesadas por Contabilidad y no se hacían en base al movimiento real de materiales y producto acabado. Obviamente, producción no puede olvidarse de gestionar estos movimientos porque afectan a los costes y al inventario. Por supuesto que el almacén debe de gestionar de manera correcta todos los movimientos, tanto de materiales como de producto acabado. Solamente si se inicia un proceso de revisión de los circuitos o flujos de documentos, materiales y monetarios (facturas y cobros/pagos), se entendió que el problema era más profundo y lo detectado era sólo la punta del iceberg. Siguiendo el tema paso a paso, hasta que al final se pudo entender el proceso y dónde radicaban las fugas o problemas que luego dieron síntomas de fiebre.

Para resumir el caso, en la R. P. China no se utiliza el mismo sistema informático que en la sede central que, por cierto, incluso desconocía cómo se cerraba la contabilidad cada mes. No se tenía ni conocimiento ni control de lo que pasaba en la filial china. El almacén estaba desperdigado en siete lugares diferentes y, sólo en uno externo el producto estaba controlado y había acceso restringido.

La empresa arrancó con un sistema ERP que se paralizó y el que se usa en China sólo lo conoce una persona, pero que tampoco lo domina. Contabilidad no tenía un control exhaustivo del inventario de manera regular, pero tampoco emitía todas las facturas (las de exportación les llegan ya emitidas).

Almacén no tenía un proceso escrito y detallado de cómo debían de operar. Al final la empresa funcionaba y sobrevivía gracias a la memoria y capacidad de personas clave que, en un momento dado, eran capaces de explicar dónde estaba una referencia o cuál era la raíz del problema. Por tanto, ya queda claro que nos hemos alejado de lo que parecía sólo un problema de gestión de la persona del almacén. Por contra, el resolver este problema, si se va a la raíz, consigue mejorar la gestión y control de la empresa, pero requiere corregir los factores que lo provocan.

Este era el propósito de presentar el ejemplo y de cómo un síntoma -como lo es la fiebre- aunque se tome una aspirina para bajar la fiebre y hacer desaparecer el dolor de cabeza, hay que aprovechar la ventaja de que yendo al fondo no sólo se arregla el problema de la filial, sino que se ponen las bases para hacerlo en la sede central.

Aunque se tome una aspirina para el dolor de cabeza, hay que ir siempre a la raíz del problema, y un análisis de sangre (auditoría interna) nos informa del estado de salud de la empresa y como acabar con la fiebre.

MING DA Consulting, tu consultoría de “cabecera” en China.

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